SaaS y el ajuste de costes, buena combinación

Con el movimiento económico (por no volver a decir crisis) una de las tendencias que está en auge en los últimos años en el ámbito empresarial es el SaaS. Aunque muchas empresas lo miran todavía con desconfianza, poco a poco está cogiendo un peso y una consolidación importante.

Al menos así lo indica un estudio realizado por IDC entre distintos gerentes y responsables de IT de diferentes sectores, puesto que el sector ha sufrido un incremento del 48% respecto a las cifras de negocio de 2009. El mayor conocimiento del modelo así como su afianzamiento y crecimiento en las empresas que ya lo han probado son las responsables de este incremento.

Se ha previsto que la tendencia de esta cifra de negocios siga aumentando en los próximos años de manera que en los próximos años el sector siga aumentando la tendencia. Y es que al modelo SaaS le va bien la crisis económica, ya que una de sus principales ventajas está en el modelo de contratación por lo que se necesita sin tener que hacer fuertes inversiones.

Además otra de las cuestiones que más valoran las empresas a la hora de contratar este modelo de servicios es la flexibilidad para aumentar o contraer según el volumen de negocio que asume la empresa en cada momento.

Se debe tener presente que la tendencia es llegar al modelo SaaS para nuestro ERP, hay compañías que ya lo están realizando. Pero como puede ser un cambio un poco radical, se pueden realizar pruebas piloto, como por ejemplo con la herramienta de gestión de riesgos o con la herramienta de gestión de nominas,…

En conclusión, si nos ponemos en la situación de una compañía de seguros que tiene su departamento de administración / contable, dentro del departamento se encargan de generar las nominas de los empleados, lo más sencillo y con un coste muy acotado y controlado es solicitar una herramienta de gestión de nominas en modelo SaaS, ¿Qué beneficio obtienen? No deben de realizar instalaciones en la compañía, se realiza el pago de forma mensual, se ahorra los costes de licencias, se puede optar por un modelo contractual por volumen de transacciones, … se abre un nuevo abanico de posibilidades de licenciamiento que en los tiempos que corren es muy adecuado.

¿A qué coste podemos luchar contra el Fraude?

En el último post del blog (link) hacía referencia a un par de escenarios donde podíamos aplicar los procesos de fraude en nuestros sistemas de gestión o bien utilizar un BPM para poder diseñar y ejecutar procesos de control de fraude.

Dentro de aquel post faltó la parte de coste, un proyecto de este tipo, lo podríamos dividir en dos grandes áreas identificativas sobre el coste, una seria el coste personal (conocimiento) y la segunda seria el coste software.

Si nos ponemos a pensar en los indicadores, alertas, en la creación de flujos de control y verificación,… en esta fase el conocimiento del trabajador es el verdadero valor, más que la herramienta, porque dentro de una organización son los propios trabajadores quien deben de ayudar, mejor dicho deben marcar/definir los indicadores, formas de detección y procesos que utilizan en el día a día, aquí! Esta el valor de un proyecto de fraude, y como podemos valorar el coste, en esta fase el coste son horas, horas de nuestros empleados que van a tener que dedicar sin poder atender al 100% sus tareas diarias.

Por otra parte tenemos el coste tecnológico, bien podemos definir nuestras reglas en desarrollo interno y sobre nuestra solución de gestión, aquí seria coste de proyecto interno y repercusión en nuestro persona informático o bien una forma limpia de poder aplicar los procesos de fraude puede ser la adquisición de un BPM. Aquí se abre todo un abanico de posibilidades, podemos realizar la elección de un BPM como el de Oracle/Auraporta/polímita…  con sus costes de licencias y servicios relacionados al ser productos propietarios, o bien podemos seleccionar un BPM operSource como Intalio, jbmp, bizagi…, en esta parte nos ahorramos licencias pero puede subir nuestro coste en servicios.

Igualmente en un proceso de fraude, como en cualquier proyecto y sobretodo orientado a procesos, lo primero es saber que procesos realizamos en el día a día y poder llegar a dibujarlos, una vez dibujado podemos aplicar los indicadores, KPI, … que deseemos para poder realizar mediciones y control y finalmente debemos darle vida a dicho proceso, que gracias a las nuevas soluciones que van apareciendo hoy en día es totalmente viable y así podemos enlazar nuestra herramienta de gestión con nuestra solución BPM.

En conclusión, aprovechemos del conocimiento de nuestros trabajadores, dibujemos su forma de trabajar, mejoremos, optimicemos y una vez realizado el ciclo de mejora de un proceso, implementemos dichos proceso en nuestro sistema y en nuestra cultura de trabajo, para finalizar si alguien desea una pequeña lista de indicadores solo tiene que pedírmela.

Migración de datos cuando cambiamos de ERP, hay que afrontarlas de cara

Por experiencia propia, hace unos años, cada vez que tenias que ir a un cliente a instalar una nueva aplicación y teníamos que hacer la migración de datos de su antiguo sistema al nuestro, ufff! Siempre nos caía una gota de sudor.

Una de las cuestiones que debemos afrontar gracias a las nuevas tecnologías es evitar la dificultad de exportar datos de una aplicación a otra, de un sistema a otro, quedando muchas veces los usuarios prisioneros de decisiones que tomaron hace años por la dificultad del cambio.

Un ejemplo significativo puede ser un ERP que la empresa adoptó hace diez años, que en su momento cumplía todas las expectativas de la empresa, desarrollado a medida y con un soporte excelente. La empresa desarrolladora tres años después ha perdido algún miembro de su equipo y soporte y modificaciones posteriores ya no son tan buenas. Además el mercado evoluciona y nuestro ERP ya no cumple perfectamente su cometido, ¿cambiamos de sistema?

Llegados a este punto muchas empresas ante la dificultad de migrar datos, volver a comenzar con un nuevo ERP y  formar a los usuarios prefieren seguir con aquel producto que contrataron en su momento y con el cual ya no están conformes. Es fundamental cuando se elige un sistema que tendremos implantado en nuestra empresa durante años, comprobar que facilidades nos ofrece a la hora de abandonarlo e implantar otro.

No digo ni invento nada nuevo, pero se agradece  y se debe puntuar en el proceso de selección con nota positiva saber (porque solicitamos una prueba al proveedor) que el proveedor tiene montado un sistema “estándar” para realizar migraciones de datos a su aplicación, por ejemplo (y repito yo no invento nada nuevo) lo más sencillo (por llamarlo sencillo) imaginaros que el proveedor tiene toda su estructura de Base de Datos y por encima monta una capa de tablas(*) de conversión, por un lado realiza cargas de ficheros (con una estructura especifica) a sus tablas de conversión y dentro de dichas tablas tiene unas funciones que tratan los valores y los convierten a datos correcto para finalmente guardarlos en las tablas finales de su aplicación, esto que parece muy sencillo y lógico… ufff!! Cuesta, pero al menos ya tienes una metodología más o menos controlada.

En este sentido una de las empresas que ha dado un paso adelante en su momento fue Google, adoptando estándares para facilitar la migración de datos. Claro que por parte de Google es una estrategia muy interesante, puesto que de esta manera ofrece abandonar sus aplicaciones de forma sencilla, pero a la vez también es mucho más sencillo cambiarse a Google desde otros proveedores.

La información, nuestros datos y procesos no es algo muerto, sino que debe fluir y en la medida en que seamos capaces de optar por soluciones que no permanezcan estáticas, que nos faciliten la tarea de cambiar si no estamos conformes nuestras empresas tendrá más posibilidades de mejorar en sus procesos productivos. No nos tenemos que conformar con las herramientas que tenemos porque el cambio sea muy costoso.

En conclusión, siempre debemos tener presente cuando seleccionamos una nueva aplicación de gestión que nos ofrezcan las mismas facilidades para contratarlo que para desvincularnos es una de las tareas pendientes para el futuro.

(*) Lugar  donde se guardan los datos, por ejemplo: Personas, pólizas, siniestros….