Mejorar el soporte al cliente utilizando Helpdesk / Generación de tickets

Se publica hoy en Inese un artículo sobre las reclamaciones de clientes, el sector asegurador aparece en un quinto puesto, no esta nada mal!.

Ya he escrito varios posts relacionados con el cuidar y fidelizar al cliente táctica que debemos realizar antes de ir a buscar nuevos cliente, hoy en día un cliente fiel es un TESORO.

• http://segurosytecnologia.com/%c2%a1invertir-en-calidad-para-el-cliente-suben-un-225-las-reclamaciones-a-la-contratacion-de-seguros.html
• http://segurosytecnologia.com/optimizar-la-atencion-al-cliente-en-la-compania.html
• http://segurosytecnologia.com/fidelizar-y-mejorar-las-relaciones-con-los-clientes-13.html

Hoy para cambiar un poco el registro no me voy a centrar en la tecnología BPM (solo un comentario… IDEAL para realizar un proceso de Atención al cliente) ni de desarrollar un workflow de control.

Hoy me gustaría comentaros una solución que puede ser utilizada si no implantáis un BPM. Os estoy hablando de implantar una aplicación de gestión de tickets / Helpdesk.

Un helpdesk/Ticket se basa en tener siempre controlada la incidencia y saber en todo momento en que situación esta. Para poder realizar este control normalmente, al dar de alta una incidencia/consulta envías la solicitud y automaticamente te entrega un numero de ticket, o puede ser que utilice como referencia tu cuenta de correo, dni…. una clave identificadora y única.

Tener una aplicación de helpdesk nos sirve para optimizar el tiempo, tanto del cliente como del departamento de Atención al cliente.

Al ser un único punto de entrada de información, podemos extraer una serie de reports muy valiosos como:

• Los clientes que nos ocupan mas tiempo
• Cuales son las consultas mas habituales
• Nuestro tiempos de asistencia
• etc.

En la actualidad estoy trabajando con un helpDesk(free) que tiene una interfase muy sencilla y tiene un back Office de administración muy bueno, os dejo la ruta para que podáis verlo. ACCESO

En un siguiente post, os comentare las características de una aplicación de ticket que estoy testeando estos días.

En conclusión, parece una cuestión menor pero os sorprendería como se puede mejorar la imagen y efectividad de la empresa de cara a nuestros clientes.

Estándares internacionales sobre la Protección de datos

Se han reunido aproximadamente 50 países para desarrollar un documento base sobre la protección de los datos de las personas a nivel global.

Dicho documento no tiene fuerza vinculante a escala internacional, pero esperan que tenga un inmediato valor y que sea un punto de partida para todos los países que aun no tiene una legislación que proteja los datos personales.

El principio fundamente del redactado es hacer mas fácil el flujo internacional de datos personales, imprescindible en este mundo 3.0 (Teoría de Thomas Friedman).

Los principios básicos son (Todos estos principios se aplican a los datos personales.) :

• Lealtad
• Legalidad
• Proporcionalidad
• Calidad
• Transparencia
• Responsabilidad

A parte de los principios también se han redactado unos requisitos, se remarca la protección de los datos mas sensibles de la persona, como aquellos que afecta a la esfera mas intima de la persona, o cuya utilización indebida pueda dar origen a una discriminación ilegal o arbitraria, o conlleva un riesgo grave para la misma.

Es un proyecto necesario, pero cuando he leído el articulo lo primero que se me ha pasado por la cabeza es que un estándar global es una idea muy buena, pero si nos cuesta ya bastante aplicar la LOPD en el día a día, ya lo aplicaremos correctamente a nivel mundial?

Quiero comentarlo, porque en la actualidad le damos mucha importancia a nuestra privacidad, si si, todo lo que queramos, pero a mi aun me llegan a casa suscripciones a revistas que tiene todos mis dato y yo nunca he facilitado.

A nivel profesional intentamos en aplicar la LOPD en las compañías, bueno eso es muy relativo, porque si que es verdad que se intenta, pero pocas veces se consigue. El proceso normal es contratar los servicios de unos consultores de LOPD, te estudia y te redactan un informe donde te ponen todos tus defectos y te realizan una auditoria cada N tiempo, hasta aquí bien, pero después el día a día es verdad que de las normas de protección de datos aplicamos un 35% y siendo benevolente, también hay que decir que en todos los lados NO es igual, pero en la mayoría de los sitios podría decir que si.

No es culpa de nadie en concreto, es que por ahora estamos educados así y nos cuenta mucho cambiar, ya sabemos que la gestión del cambio es muy dura, pero seguro que poco a poco, dejaremos los hábitos de “deja encima de la mesa una póliza, una declaración de siniestros”, también protegeremos los directorios que tiene información de personas…. etc.

Seguro que al final lo conseguiremos.

Indentificar los riesgos. II pilar de solvencia II (Supervisión) Parte I

Continuando con el pots sobre la Gestión de riesgos para solvencia II hoy me gustaría entrar un poco mas en detalle en la detección y la identificación de riegos, es una parte muy interesante /apasionante en la gestión de riesgos.

Una vez tenemos claro que nuestra compañía tiene unos riegos, debemos trazar una estrategia clara y concreta, y una vez definida debemos comunicar dicha estrategia de una forma clara y contundente a la entidad.

Tenemos que dimensionar la estructura que necesitaremos para realizar nuestra estrategia y valorar el numero de recursos necesarios.

Una vez que tengamos identificados los recurso necesarios también debemos asignar e identificar los roles de trabajo y una vez tener claro los recurso y lo roles hay que definir también las responsabilidades de cada role dentro de nuestra estrategia.

Dentro de nuestro plan de actuación debemos definir correctamente y de forma clara las políticas de actuación de la compañía a varios niveles, hay que tener presente:

• Suscripción: Controlar la suscripción de los riesgos que la Entidad e intentar minorar al máximo el posible riesgo de suscripción

• Inversiones: Debe estar claramente definida en todos sus ámbitos, para reducir al máximo el riesgo de mercado

• Reaseguro: Su objetivo prioritario ha de ser el de conseguir distribuir el riesgo entre Entidad y Reaseguradora de forma que la capacidad de suscripción se ajuste a las posibilidades de la Entidad y el riesgo de crédito sea mínimo.

• Actuación: En linea con la estrategia de calidad, se debe reducir al máximo el riesgo de pérdida de negocio y de posibles desviaciones sobre lo previsto.

Por hoy llegamos hasta la definición de políticas, en los siguiente post continuaremos con el control y definición del resto de indicadores de control e identificación de riesgos.

Gestión del riesgo. II pilar de solvencia II (Supervisión)

Dentro del segundo pilar de solvencia II, el pilar de Supervisión nos encontramos varios puntos, como: Gestión del riesgo, Control interno, Efectividad en los procesos y ALM.

Hoy me gustaría comentar varios puntos que debemos tener presente cuando “ataquemos” la gestión de riesgos, un mundo apasionante para la compañía.

Dentro de la identificación de los riesgos nos podemos encontrar:

Riesgos relacionados con el negocio, podemos identificar que tenemos:

• Tarifas insuficientes
• Nuestra suscripción de riesgos no es correcta
• Tenemos una alta siniestralidad
• El cálculo de provisiones es inadecuado
• Gastos de gestión elevados
• etc…

Otro punto a tener en cuenta son los riegos en operaciones, uno de los riesgos más importantes dentro del funcionamiento de la compañía, como:

• Fallos en procesos
• Fallos en los sistemas
• No tener controlado el fraude
• No tener presente los factores externos a la compañía

Sobre este tipo de riesgos habitualmente no existen provisiones ni son riesgos contemplados en la tarificación, pero si los analizamos son un verdadero peligro para la subsistencia de la Entidad.

Otros riesgos que debemos también controlar son los riegos a nivel de Mercado, los riesgos de Crédito y la falta de liquidez (ALM)… la lista de riesgos continuaría, con los riegos de entorno, Legislativos,  de información…etc.

Una vez que tengamos los riesgos identificados, tenemos que definir y desarrollar todas las etapas que vamos a realizar para controlar y mitigar nuestros riesgos.

Como es un tema apasionante, lo dejamos para los siguientes posts, porque me gustaría entra un poco más en detalle.

Optimizar nuestro tiempo, herramienta para la gestión de tareas

Todo el mundo no se puede permitir una solución BPM para tener sus tareas diarias controladas en un workflow y tenerlas siempre presentes y bien definidas en los procesos (tareas como…: solicitud de documentación de la póliza, reclamar un peritaje, renovar contratos reaseguro, reclamar pagos…. Y 100 tareas más).

Por este motivo hay varias formas (las de toda la vida) que siempre han funcionad y siempre funcionaran para poder llevar una buena gestión, a parte de nuestro ERP.

Por este motivo hoy os quiero presentar una solución diseñada en la Nube que se integra en nuestro navegador y nos da la posibilidad de gestionar y manejar nuestras tareas de una forma sencilla y 100% accesible, solo necesitamos Internet y un navegador Web.

La aplicación se llama Todoist, esta solución nos permite:

Nos permite crear una estructura de proyectos y categorías, en las que podremos ir recopilando nuestras tareas. Por otro, permite asignar prioridades, de manera que es perfecto si estamos acostumbrados a trabajar de esa manera en nuestro día a día.

Sin embargo, el sistema está diseñado a la perfección para quienes acostumbren a trabajar con fechas límite. Nada más entrar podremos ver qué tareas tenemos para el día de hoy y cuáles tenemos programadas de manera inminente, nos permite trabajar con tareas recurrentes.

Pero, como decíamos, la principal virtud es la facilidad con la que añadimos tareas a nuestro sistema. Podemos usar el addon de Firefox, que con una simple combinación de teclas nos permitirá capturar la ventana en la que navegamos. También existe un añadido para Gmail, de manera de cualquier correo que entre a nuestra bandeja de entrada puede tener asignada una tarea en el mismo momento en que lo leamos y sin necesidad de salirnos de allí.

Puede ser que no sea una solución a nivel corporativo de una compañía, pero seguro que a mas de un usuario le soluciona el problema de gestión de tareas y recordatorios, al ser una aplicación en la nube nos da una total movilidad, por ejemplo, el mediador que tiene que realizar X visitas y para llevar la gestión de la visitas seria una solución perfecta, porque a cada tarea puede añadir tareas recurrentes indicando que al cliente N tiene que enviarle documentación, que al cliente Y tiene que llamarlo el martes…. Nos vale el mismo ejemplo para un corredor.

En definitiva, es una aplicación muy ligera que a nivel personal puede ayudarnos el día a día.

(*) Fuente www.moviendonos.com